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# 外部共有コンテンツ管理機能について

> 外部ストレージにあるファイルの公開状況を取得する機能です。

#### 機能概要

外部ストレージにあるファイルの公開状況を取得する機能です。外部公開されているファイルの情報（ファイル名およびリンク）を取得し、アラート通知で意図しないファイルの外部公開状態の改善に貢献します。

<Info>
  ファイルタブの確認には`Admin`ロールが必要になります。ロールの詳細は[管理ユーザと権限（ロール）の設定](/it-management/settings/yne7fl2lcy-role-new)をご覧ください。
</Info>

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/vReybCf8T3jYY4h1/images/it-management/aakpi1r7gq/1783318787844-googledrive-2.png?fit=max&auto=format&n=vReybCf8T3jYY4h1&q=85&s=e608ee742ab62059900eb32ff5ba1953" alt="外部共有コンテンツ管理機能" width="1920" height="906" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1783318787844-googledrive-2.png" />

#### 対象SaaS

次のSaaSをインテグレーションすることで、共有ファイルの公開状態を取得します。連携手順はそれぞれのリンクをご参照ください。

| **対象SaaS**                          |                                         |                                                       |                                           |                                                 |
| ----------------------------------- | --------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | ----------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| [Box](/integrations/w1zy4zi45d-box) | [Figma](/integrations/p1quea1tdz-figma) | [Google Drive](/integrations/k7vonejs7q-google-drive) | [Notion](/integrations/w4m649fp11-notion) | [One Drive](/integrations/wzq7l0abvj-one-drive) |

<Info>
  **Notion連携について**

  Notion連携に関して、現在利用しているNotion社のFileList APIの仕様上、ファイルリストを取得する際に、タイムラグの発生や一部データの欠損が起こり得ます。これは、Notion側のシステムでインデックスの再作成をリアルタイムに行っていないことや、API自体が必ずしも全てのファイルを返すことを保証していないためです。そのため、常に最新のファイルリストが取得できるわけではない点、あらかじめご了承ください。 ( 2025年3月時点 )
</Info>

#### アラートの検出

以下の条件に合致したファイルを、社外へ共有しているファイルとして検出し、アラートとして扱います。

これらは元の設定を修正するか、[【セーフリスト】検知したファイルを除外する](/it-management/file-management/b77md9ed8m-safelist) を利用することで除外できます。

| **警告レベル**  | **設定内容**                                 | **修正方法**                                                           |
| ---------- | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **アラート**   | **全体公開**（後述）として判断された                     | 共有設定を修正する。またはセーフリストでこのファイルは問題ないとマーキングする（次回から検出対象外となる）              |
| **警告**     | **外部公開**（後述） として判断された                    | 共有設定を修正する。またはセーフリストでこのファイルは問題ないとマーキングする（次回から検出対象外となる）              |
| （ 検出しません ） | \* 社内/自社ドメインだけの共有 \* セーフリストで指定された条件に合致する | （ 特にすることはありませんが適期的にセーフリストを棚卸しすることで、設定修正の見逃しもれをより高いレベルで予防することが出来ます） |

#### 同期の実行

#### 自動同期

一週間程度の間隔で自動同期を実行しています。ファイル数が多い場合、数時間かかる場合がございます。

#### 手動同期

「ファイル」タブの［同期］ボタンより手動同期が可能です。

<Info>
  ワークスペースの同期ボタンでは、ファイル情報の同期は実行されませんので、ご注意ください。
</Info>

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/utO4qhQhKtdjH7b6/images/it-management/aakpi1r7gq/1758365265440-2025-09-20-19-47-35.png?fit=max&auto=format&n=utO4qhQhKtdjH7b6&q=85&s=27e9708a9d6d07b95e81d75c755fe8e7" alt="手動同期ボタン" width="2324" height="220" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1758365265440-2025-09-20-19-47-35.png" />

#### 共有の停止

1. 取得した共有ファイルのステータスを確認し、共有を停止できます。右端の三点リーダー［**︙**］から\[共有]をクリックします。

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/vReybCf8T3jYY4h1/images/it-management/aakpi1r7gq/1783318908559-googledrive-3.png?fit=max&auto=format&n=vReybCf8T3jYY4h1&q=85&s=d39cff738d90683b97292ced6dbac582" alt="共有の停止" width="1920" height="927" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1783318908559-googledrive-3.png" />

2. 共有を停止したいユーザー・グループ・リンクを選択し、\[適用]をクリックします。

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/utO4qhQhKtdjH7b6/images/it-management/aakpi1r7gq/1681981480764-image.png?fit=max&auto=format&n=utO4qhQhKtdjH7b6&q=85&s=190160caacf32c37b61dac18049fc23b" alt="適用ボタン" width="1978" height="1262" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1681981480764-image.png" />

#### ファイルのエクスポート

検知したファイルはCSVファイルにエクスポートが可能です。右上の［エクスポート］からCSVファイルが出力されます。

エクスポート可能なファイル件数の上限は`2万レコード`です。2万レコード以上のファイルをエクスポートする場合、[APIを利用してGoogle Driveのファイルをエクスポートする をご覧ください](/it-management/faq/6yb06ewr4f-api-google-drive)

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/utO4qhQhKtdjH7b6/images/it-management/aakpi1r7gq/1758366005022-2025-09-20-19-59-26.png?fit=max&auto=format&n=utO4qhQhKtdjH7b6&q=85&s=1365250f4878cce9c62bf2930d6b2f54" alt="エクスポート" width="2300" height="208" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1758366005022-2025-09-20-19-59-26.png" />

#### 制限事項

データ保存および参照コスト最適化に伴い、ファイル取得数に以下の制限を設けています。

| **区分**                  | **検知ファイル数（全体公開 + 外部公開）** | **総処理ファイル数**              |
| ----------------------- | ------------------------ | ------------------------- |
| **トライアル中**              | `1,000`ファイル / ワークスペース    | `10,000`ファイル / ワークスペース    |
| **ご利用中（50ID以下の無料利用含む）** | `50,000`ファイル / ワークスペース   | `1,000,000`ファイル / ワークスペース |

<Info>
  **【制限に達した場合】**

  制限に達した後、セーフリストの登録はできません。

  上限へ達する前に、アラートの原因を解除する(公開リストからファイルが消える)と、次回の同期実行時に新しく追加で検出され、最大件数までの公開ファイルを取得します。

  ファイル共有の停止の他、[セーフリスト](/it-management/file-management/b77md9ed8m-safelist)や[フィルタリング機能](/it-management/file-management/8ltduljmjc-drive-filterling)をご利用いただき、検知対象や取得対象を絞ることで対処が可能です。
</Info>

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/utO4qhQhKtdjH7b6/images/it-management/aakpi1r7gq/1702435489856-image.png?fit=max&auto=format&n=utO4qhQhKtdjH7b6&q=85&s=6ad79bf4b4d1d659ebb38544a7c63199" alt="制限事項" width="2572" height="1784" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1702435489856-image.png" />

#### FAQ

各ファイルの公開ステータスについて教えてください。

**外部共有**

組織に登録されているドメイン以外のアドレスに共有されているファイルを「外部共有」と判定しています。Box、OneDrive、Google Driveのみ対応しています。

**全体公開**

以下の２つの状態を、「全体公開」ファイルとしてアラートに通知します。

1. 共有設定で「リンクを知っている全員」などWeb上に公開され、リンクをクリックすると誰もが閲覧可能なファイルやページ
2. （Google ドキュメント、スライド、シートなどのファイルのみ）「ウェブに公開」されたファイル

<img src="https://mintcdn.com/moneyforwardi/utO4qhQhKtdjH7b6/images/it-management/aakpi1r7gq/1713489455909-image.png?fit=max&auto=format&n=utO4qhQhKtdjH7b6&q=85&s=edc256a730f055f190715414d1c35ede" alt="全体公開の例" width="1038" height="144" data-path="images/it-management/aakpi1r7gq/1713489455909-image.png" />