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機能概要

外部ストレージにあるファイルの公開状況を取得する機能です。外部公開されているファイルの情報（ファイル名およびリンク）を取得し、アラート通知で意図しないファイルの外部への公開状態の改善に貢献します。
ファイルタブの確認にはAdminロールが必要になります。ロールの詳細はログインユーザーとロールの設定をご覧ください。
外部共有コンテンツ管理機能

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対象SaaS

次のSaaSをインテグレーションすることで、共有ファイルの公開状態を取得します。連携手順はそれぞれのリンクをご参照ください。
Notion連携についてNotion連携に関して、現在利用しているNotion社のFileList APIの仕様上、ファイルリストを取得する際に、タイムラグの発生や一部データの欠損が起こり得ます。これは、Notion側のシステムでインデックスの再作成をリアルタイムに行っていないことや、API自体が必ずしも全てのファイルを返すことを保証していないためです。そのため、常に最新のファイルリストが取得できるわけではない点、あらかじめご了承ください。 ( 2025年3月時点 )
Google Drive連携についてファイル一覧でファイル名の下に表示される保存場所は、共有ドライブのファイルでは共有ドライブの名前に続けて「（共有ドライブ）」、マイドライブのファイルでは「マイドライブ」です。共有ドライブやマイドライブの中のフォルダの階層は表示されません。CSVエクスポートでも同じ値が出力されます。

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アラートの検出

以下の条件に合致したファイルを、社外へ共有しているファイルとして検出し、アラートとして扱います。 これらは元の設定を修正するか、セーフリストによる検知ファイルの除外 を利用することで除外できます。

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同期の実行

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自動同期

一週間程度の間隔で自動同期を実行しています。ファイル数が多い場合、数時間かかる場合がございます。

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手動同期

「ファイル」タブの［同期］ボタンより手動同期が可能です。
ワークスペースの同期ボタンでは、ファイル情報の同期は実行されませんので、ご注意ください。
手動同期ボタン

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共有の停止

  1. 取得した共有ファイルのステータスを確認し、共有を停止できます。右端の三点リーダー［︙］から[共有]をクリックします。 共有の停止
  2. 共有を停止したいユーザー・グループ・リンクを選択し、[適用]をクリックします。 適用ボタン
特定のメールアドレスへの共有を、複数のファイルからまとめて停止する機能はありません。共有を停止したいファイルごとに、上記の手順で対象のユーザーまたはグループを選択してください。Google Drive では、共有を停止すると、選択したユーザー・グループ・リンクの共有権限がファイルから削除されます。「ウェブに公開」または「ウェブに公開（組織）」を選択した場合は、ウェブへの公開が停止されます。親フォルダーから継承された共有は、ファイル単体では停止できず、対象のユーザー・グループは引き続きファイルにアクセスできます。この場合は、Google Drive で共有元の親フォルダーの共有設定を変更してください。Google Drive で外部共有しているファイルの共有範囲をまとめて組織内に限定する場合は、Google Drive 側で変更できます。手順は外部公開ファイルの誤検出の解消をご参照ください。

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ファイルのエクスポート

検知したファイルはCSVファイルにエクスポートが可能です。右上の［エクスポート］からCSVファイルが出力されます。 エクスポート可能なファイル件数の上限は2万レコードです。2万レコード以上のファイルをエクスポートする場合、Google DriveファイルのAPIエクスポートをご覧ください エクスポート

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制限事項

データ保存および参照コスト最適化に伴い、ファイル取得数に以下の制限を設けています。
【制限に達した場合】制限に達した後、セーフリストの登録はできません。上限へ達する前に、アラートの原因を解除する(公開リストからファイルが消える)と、次回の同期実行時に新しく追加で検出され、最大件数までの公開ファイルを取得します。ファイル共有の停止の他、セーフリストやフィルタリング機能をご利用いただき、検知対象や取得対象を絞ることで対処が可能です。
制限事項

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FAQ

各ファイルの公開ステータスについて教えてください。 外部共有 組織に登録されているドメイン以外のアドレスに共有されているファイルを「外部共有」と判定しています。Box、OneDrive、Google Driveのみ対応しています。 Google Driveでは、Googleグループ（グループアドレス）宛に共有されているファイルを、グループのメンバーのアドレスで判定します。組織に登録されているドメイン以外のアドレスのメンバーが1人でもいる場合は、「外部共有」と判定します。
  • Google Drive連携の設定で信頼ドメインに指定したドメインのメンバーは、組織内として扱います。
  • 連携しているGoogle Workspaceに存在しないグループ（メンバーを取得できないグループ）宛の共有も、「外部共有」と判定します。
グループ経由の共有を許可している場合は、該当のグループアドレスをセーフリストに登録してください。登録手順はセーフリストのページのFAQをご参照ください。セーフリスト有効化後の次回のファイル同期のタイミングで、検知対象外になります。 全体公開 以下の２つの状態を、「全体公開」ファイルとしてアラートに通知します。
  1. 共有設定で「リンクを知っている全員」などWeb上に公開され、リンクをクリックすると誰もが閲覧可能なファイルやページ
  2. （Google ドキュメント、スライド、シートなどのファイルのみ）「ウェブに公開」されたファイル 全体公開の例
最終更新日 2026年10月7日